插隊(duì),是一件令人討厭的事情。任何人,都不愿意別人隨意插隊(duì)。當(dāng)然了,生活中時(shí)不時(shí)就有人想插隊(duì),在插隊(duì)。這不,某制藥企業(yè)就發(fā)生了一起插隊(duì)的事情。更奇怪的是,插隊(duì)的不是人,而是文件。關(guān)于這件奇事,且聽(tīng)我一一道來(lái)。
“滾一邊去,別插隊(duì)!”,老陳一進(jìn)辦公室,就聽(tīng)見(jiàn)文控員沖工藝員喊。“插隊(duì)?工藝員跑到質(zhì)量部插什么隊(duì)?”。經(jīng)了解,工藝部門(mén)新制定了一份SOP,工藝主管讓工藝員給文控員送來(lái),讓文控員加蓋“受控章”后,再由文控員下發(fā)給車(chē)間。這本無(wú)可厚非,是文控員的本職工作。只是文控員拿到文件后,一看文件發(fā)布日期和實(shí)施日期是9月10日。當(dāng)天,已經(jīng)是11月5日了。文控員告訴工藝員這份文件發(fā)布日期和實(shí)施日期不對(duì),需要修改。工藝員不聽(tīng)文控員的話(huà),軟硬兼施想讓文控員下發(fā)這份文件。文控員拒絕下發(fā)這份文件,才出現(xiàn)了上文的情景。
工藝員看到老陳進(jìn)辦公室了,以為遇到救命稻草,想請(qǐng)老陳幫忙說(shuō)句話(huà),讓文控員將那份文件下發(fā)給車(chē)間。老陳看完文件發(fā)布日期和實(shí)施日期后,也不同意文控員下發(fā)。后來(lái),工藝主管出面,讓文控員必須將那份文件按照9月中旬的日期下發(fā),文控員就是不發(fā)。文控員的理由很充分,時(shí)間早已過(guò)去,不能回溯日期發(fā)放記錄。另外,公司從9月10日到11月5日,已經(jīng)下發(fā)了很多份文件。文件下發(fā)記錄都是按照下發(fā)日期順序進(jìn)行填寫(xiě)的,沒(méi)法插隊(duì),也不能插隊(duì)!最后,工藝部門(mén)還是修改文件發(fā)布日期和實(shí)施日期為11月份,經(jīng)審核與批準(zhǔn)后,文控員才加蓋“受控章”后進(jìn)行下發(fā)。
“文件控制”過(guò)程包括文件編寫(xiě)、文件審核、文件批準(zhǔn)、文件分發(fā)、文件使用、文件回收和文件歸檔(銷(xiāo)毀)。其中,文件分發(fā)、文件回收和文件歸檔是文控員的工作。作為文控員,最難的就是各個(gè)部門(mén),不時(shí)冒出來(lái)一份新文件讓其下發(fā)。新文件的制定(修訂)日期和實(shí)施日期,都是幾個(gè)月之前。老陳曾經(jīng)聽(tīng)見(jiàn)文控員和某部門(mén)送來(lái)文件的人員笑談“你們制(修)訂新文件,為啥不按流程來(lái)。你們以為發(fā)文件像政府相關(guān)部門(mén)發(fā)福利啊,日期可回溯到幾個(gè)月之前去?”。“你們這樣制(修)訂文件,你們爽了,我怎么辦?”。
大家都說(shuō)自己的工作難做。上文中的工藝員給文控員說(shuō),工藝主管讓自己把文件送來(lái),一定要想辦法將文件下發(fā)給車(chē)間。文控員不下發(fā)文件,就是不給自己面子,兩個(gè)人的關(guān)系以后就不能再處了。工藝主管也覺(jué)得文控員不下發(fā)文件,就是不給自己面子。文控員覺(jué)得工藝員和工藝主管,給自己出難題。公司《文件管理制度》明確有規(guī)定,文件制定(修訂)后,還要對(duì)文件進(jìn)行培訓(xùn),才能實(shí)施。現(xiàn)在,工藝主管和工藝員竟讓自己下發(fā)日期回溯到幾個(gè)月前的文件,而且實(shí)施日期也是幾個(gè)月前。如果自己將這樣的文件下發(fā)給車(chē)間,車(chē)間需要改多少已簽寫(xiě)完的記錄,這些恐怕工藝主管和工藝員都沒(méi)有考慮到。再說(shuō),制藥行業(yè)修改記錄,不是犯法的事情嗎?
這次文件“想插隊(duì)”被耿直的文控員給滅了。不知道,后面還會(huì)不會(huì)出現(xiàn)“文件想插隊(duì)”的事情。“插隊(duì)”就是因?yàn)闆](méi)有做好策劃,沒(méi)有策劃好時(shí)間。“文件想插隊(duì)”,其根源就在于工藝部門(mén)沒(méi)有策劃好文件制定(修訂)時(shí)間,最后發(fā)現(xiàn)本應(yīng)該9月上旬完成的事情,11月份了還沒(méi)有完成。當(dāng)被管理者詢(xún)問(wèn)時(shí),才想起讓“文控員”來(lái)進(jìn)行回溯日期進(jìn)行操作。工藝部門(mén)管理人員沒(méi)想到的是,“文控員”就是堅(jiān)持不下發(fā)。
作者簡(jiǎn)介:老陳,質(zhì)量管理專(zhuān)家,從事食品與制藥行業(yè)質(zhì)量管理和質(zhì)量控制相關(guān)工作近二十年,歷任QA主管、質(zhì)量部長(zhǎng)、質(zhì)量經(jīng)理和生產(chǎn)廠(chǎng)長(zhǎng)等職。在國(guó)內(nèi)著名的跨國(guó)明膠企業(yè)負(fù)責(zé)質(zhì)量和食品安全管理體系管理工作。
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